Gepersonaliseerd programma voor therapie management

De organisatie beheert tientallen programma’s en werkt samen met duizenden aanbieders, therapeuten en gedragsdeskundigen.
Het operationele proces is complex: de juiste mensen koppelen aan de juiste casus, budgetten plannen, diensten inplannen en ondersteuning coördineren.
Dat vraagt om precisie, efficiëntie en schaalbaarheid.

De belangrijkste uitdagingen:

• Handmatige processen in Excel en op papier, zonder automatisering en foutgevoelig.
• Afhankelijkheid van individuen, waardoor schaalbaarheid beperkt blijft.
• Complexe planning met veel afhankelijkheden (agenda’s, beschikbaarheid, budgetten).
• Verouderde systemen zonder integratie of uitwisselbaarheid.
• No centralized knowledge base and loads of paper-based data.
• Geen centrale kennisbasis, veel papieren gegevens.
• Strenge beveiligingseisen voor medische dossiers, therapielogs en persoonlijke data.
• Gebrek aan realtime inzicht in planning en budget, waardoor datagedreven besluitvorming moeilijk is.

Om dit op te lossen was een betrouwbaar, veilig en schaalbaar systeem nodig voor effectief programma- en therapiebeheer.
Daarnaast hadden ze een ervaren technologieteam nodig dat deze uitdagingen kon vertalen naar duidelijke, uitvoerbare eisen – en de visie kon omzetten in een werkende oplossing.

We ontwikkelden een cloudgebaseerde, modulaire applicatie die stap voor stap kon meegroeien met de organisatie.

Het systeem:

• Automatiseert budgetplanning, roosterbeheer, urenregistratie, rapportage en verloning.
• Vereenvoudigt complexe planning, zodat medewerkers eenvoudig de juiste therapeuten aan de juiste casus kunnen koppelen.
• Biedt direct inzicht in budgetallocatie en helpt verspilling te voorkomen.
• Brengt transparantie en precisie in elke fase: van budgettering tot evaluatie van zorgresultaten.
• Geeft een 360-graden overzicht via een datarijke, gebruiksvriendelijke interface.
• Versterkt beveiliging en compliance, en is schaalbaar voor toekomstige groei.
• Verlaagt operationele kosten en verhoogt de kwaliteit van dienstverlening.

De introductie van dit platform bracht structuur, overzicht en efficiëntie in elk proces.
De organisatie kon programma’s beter plannen, middelen slimmer inzetten en de kwaliteit van zorg en onderwijs merkbaar verbeteren.

Therapieën zoals ABA en gepersonaliseerde zorg vragen om maatwerk per kind.
Elke behandeling moet worden afgestemd op individuele behoeften, doelen en voortgang.
Dat betekent veel afhankelijkheden tussen therapeuten, supervisors, locaties en tijdschema’s.

Met het nieuwe systeem is dit proces volledig gedigitaliseerd.
Via een paar klikken kunnen medewerkers nu:

• Assessments toewijzen en volgen.
• Persoonlijke behandelplannen opstellen per kind.
• Plannen opdelen in wekelijkse mijlpalen.
• Specialisten selecteren op basis van locatie, beschikbaarheid, certificering en budget.
• Therapie-uren volgen en planningen dynamisch aanpassen.
• Beschikbaarheid en certificering van therapeuten beheren.
• Vooruitgang volgen via sessiestatus, rapportages en notities.
• Alle relevante gegevens per casus centraal raadplegen.
• Kosten analyseren en budgetten bewaken.
• Verzekeringsgoedkeuringen en betalingen verwerken.
• Nieuwe aanbieders onboarden en certificeringen bijhouden.
• Documentatie en patiëntgegevens veilig opslaan.

Het resultaat: volledige controle en overzicht over alle lopende therapieën.

De transformatie begon met diepgaand onderzoek en strategische analyse.
We spraken stakeholders, bestudeerden workflows en technische beperkingen en stelden een gefaseerd implementatieplan op.

Met user-centered design creëerden we een intuïtieve gebruikerservaring met duidelijke navigatie, datakaarten en dashboards.
De interface maakt complexe data direct bruikbaar en verlaagt de leercurve aanzienlijk.

Stap voor stap vervingen we gefragmenteerde, handmatige processen door één gestroomlijnd digitaal systeem.
Het resultaat: meer structuur, transparantie en efficiëntie in het plannen en uitvoeren van therapie- en onderwijsprogramma’s.